첫 업무를 맡길 때 무엇부터 알려줘야 할까
“첨부한 요청서로 견적 부탁드립니다.”
견적 요청 메일은 짧지만, 답장을 보내기까지는 할 일이 꽤 있습니다. 첨부된 PDF에서 품목과 수량을 확인하고, 거래처에 맞는 단가를 찾아야 합니다. 견적서를 다 만들고 나면 함께 보낼 메일도 써야 하고요.
이번에는 이 일을 UpServe 직원에게 맡겨봤습니다. 처음 알려줄 것은 목표·입력 자료·완료 기준 세 가지입니다. 두 품목의 견적을 준비해 달라고 부탁하면서, 견적 요청서와 단가표를 건넸습니다. 제가 읽어볼 견적 PDF와 메일 초안을 받는 데까지를 이번 일의 끝으로 정했습니다.
이 정도는 ERP나 고객 메일 계정을 연결하지 않아도 해볼 수 있습니다. 직원 한 명에게 파일 두 개를 주고, 결과를 확인한 뒤 고객에게 보내는 일은 직접 하면 됩니다.
아래 회사와 거래 자료는 설명을 위해 만들었습니다. 이 파일들로 테스트 계정에서 실제로 작업했고, 처음 받은 결과와 그 뒤의 수정 과정을 담았습니다.
목표와 자료, 받고 싶은 결과를 함께 알려줍니다. 설명용 AI 생성 삽화입니다.
파일 두 개를 올리고, 일을 부탁했습니다
아직 직원이 없다면 홈의 채용 메뉴에서 신입 채용을 선택해 보세요. 새 직원이 인사를 건네며 맡을 일을 물어봅니다. 그때 이번에 부탁할 일을 설명하면 됩니다. 채용 화면은 첫 직원 채용 안내에서도 볼 수 있습니다.
준비한 파일은 견적 요청서 rfq-014.pdf와 거래처 단가표 price-list.csv입니다. 가상의 고객사인 가온정밀이 장갑과 포장 테이프의 견적을 요청한 상황입니다. 요청서에는 품목과 수량, 희망 납품일이 적혀 있고, 단가표에는 상품 규격과 판매 단위, 가온정밀에 적용할 가격이 들어 있습니다.
직원과 대화하는 입력창 옆 메뉴에서 파일 첨부를 눌러 두 파일을 올렸습니다. 그리고 이렇게 부탁했습니다.
첨부한 견적 요청서와 단가표를 보고, 제가 검토할 견적서 PDF와 고객에게 보낼 메일 초안을 만들어 주세요. 수량의 단위나 품목이 불분명하면 먼저 질문해 주세요. 희망 납품일은 확정된 일정이 아니니 ‘납기 별도 협의’라고 적어 주세요. 고객에게 보내거나 ERP에 등록하지 말고, 결과를 이 대화에서 보여 주세요.
전체 요청문 · 견적 요청서 PDF · 입력용 단가표 CSV
위에는 실제 요청을 줄여 적었습니다. 전체 요청문에는 이후에 보낸 확인 답변과 수정 요청도 있으니, 같은 파일로 따라 해보셔도 좋습니다.
작업 중에는 필요한 기능을 설치해도 되는지 물어보기도 합니다. 이번에는 PDF를 만드는 PDF Write 스킬이 필요하다는 안내가 나와 용도를 읽고 승인했습니다. 직원의 이름과 맡을 일을 확인하는 질문에도 답했습니다.
‘장갑 20’은 20상자일까요?
원문과 견적을 나란히 놓고 확인하는 모습을 그린 AI 생성 삽화입니다.
요청서에는 확인할 부분이 하나 있었습니다. 장갑 수량이 ‘20’으로만 적혀 있고, 단위 칸은 비어 있었습니다. 단가표에는 100매가 든 상자 하나에 12,500원이라고 나와 있었습니다. 장갑 20매를 원하는지, 20상자를 원하는지에 따라 견적이 크게 달라집니다.
직원은 이 부분을 묻지 않고 20상자로 계산했습니다. 곱셈은 맞았습니다. 하지만 고객이 원하는 수량의 단위는 아직 확인하지 않은 상태였습니다.
요청서와 견적서를 나란히 보다가 이 부분을 짚었습니다.
요청서의 장갑 단위 칸은 비어 있는데 20상자로 계산하셨네요. 단가표의 판매 단위만 보고 수량 단위를 확정하면 안 됩니다. 이 부분을 다시 확인하고, 제가 답하기 전에는 견적을 확정하지 말아 주세요.
그러자 직원은 단위를 임의로 정했다고 인정했습니다. 앞서 만든 견적은 잠정본으로 두겠다고 하고, “장갑 수량 20은 20상자로 적용하면 될까요?”라고 되물었습니다.
이 예시에서 정해둔 수량은 20상자였으므로, 맞다고 답했습니다. 견적서 번호도 요청서 번호와 구분해 달라고 덧붙였습니다. 견적에는 Q-20260927-014, 원본 요청에는 RFQ-20260927-014를 쓰도록 했습니다.
처음부터 불분명한 내용은 질문해 달라고 했지만, 그 말만으로 충분하지는 않았습니다. 숫자가 맞는지뿐 아니라, 무엇을 기준으로 계산했는지도 봐야 했습니다.
금액을 확인하고, 메일을 조금 줄였습니다
단위를 확인해 주자 직원이 견적서를 다시 만들었습니다. 장갑 20상자와 테이프 30개가 들어 있었고, 이번에는 각 단가와 계산을 확인했습니다.
장갑은 20상자 × 12,500원으로 250,000원, 테이프는 30개 × 2,000원으로 60,000원입니다. 공급가 310,000원에 예시 자료의 부가세 31,000원을 더한 합계는 341,000원이었습니다.
납기 문구도 살폈습니다. 고객이 적은 ‘10월 7일’은 원하는 날짜일 뿐, 그날 납품할 수 있다고 확인한 것은 아니었습니다. 견적서에는 **‘납기: 별도 협의’**라고 적혀 있었습니다. 메일에는 보내는 사람의 이름과 연락처를 채울 자리도 남아 있었습니다.
단위와 문서 번호를 확인한 뒤 직원이 만든 견적서입니다. PDF로 열어보기
함께 받은 메일 초안에는 견적서에 있는 품목과 금액이 다시 길게 적혀 있었습니다. PDF를 첨부할 예정이니 메일은 더 짧아도 되겠다는 생각이 들었습니다.
메일 초안을 두 문장으로 줄이고, 마지막 문장에는 ‘10월 7일 납품 일정은 확인 후 안내드리겠습니다’를 넣어 주세요. 실제 메일은 보내지 말고 초안만 보여 주세요.
수정된 메일은 견적서를 확인해 달라는 부탁과, 납품 일정은 확인 후 안내하겠다는 두 문장으로 정리됐습니다. 견적서는 그대로 두고 문안만 고쳤습니다. 이처럼 마음에 들지 않는 부분이 있으면 같은 대화에서 구체적으로 짚어주면 됩니다.
두 파일을 건넨 요청부터 단위 재확인, 견적 검토와 메일 수정까지 실제 테스트의 대화 기록과 결과 PDF로 화면을 다시 그려 모션 그래픽으로 엮었습니다. 가상 자료를 사용했고 대기 시간은 줄였습니다. 마지막 ERP 장면은 앞으로 연결할 수 있는 흐름을 설명한 것입니다.
여기까지가 이번에 직원에게 맡긴 일입니다. 실제 업무라면 보내는 사람 정보를 채우고, 받는 주소와 첨부파일을 확인한 뒤 직접 발송하면 됩니다. 이번 테스트에서는 메일을 보내거나 ERP에 기록하지 않았습니다.
매번 파일을 올리지 않아도 되려면
회사 메일과 ERP로 업무를 이어가는 모습을 그린 AI 생성 삽화입니다. 실제 연동 화면은 아닙니다.
같은 일을 자주 한다면 파일을 매번 올리는 수고도 줄이고 싶어집니다. 이때 조직 메일함과 우리 ERP를 연결하는 방법을 생각해 볼 수 있습니다. 앞서 주고받은 대화는 어떤 단가를 쓰고, 무엇을 확인받고, 어떤 결과를 남길지 정하는 데 도움이 됩니다.
고객은 평소처럼 회사 메일 주소로 견적 요청서를 보냅니다. 회사 메일에 전달 조건을 설정해 해당 메일이 UpServe 조직 메일함으로 넘어오게 하고, 받을 직원을 미리 정해둡니다. UpServe의 메일 탭은 메일 수신 기능이 켜진 조직 공간에서 사용할 수 있습니다.
그다음에는 단가표 파일을 주는 대신 우리 ERP, 즉 회사에서 품목과 가격, 거래 내역을 관리하는 시스템을 조회하도록 연결합니다. 필요한 연결과 권한을 갖추면 직원이 거래처 단가로 견적을 만들고, 고객에게 PDF를 보낸 뒤, ERP에 견적과 발송 내역을 남기는 데까지 맡길 수 있습니다.
여기에는 사전 준비가 필요합니다. 조직 메일 수신과 담당 직원 지정, 고객에게 보낼 권한을 확인해야 합니다. ERP도 필요한 품목과 가격을 읽고, 견적을 등록하고, 저장된 내용을 다시 조회할 수 있어야 합니다. 회사마다 ERP와 연결 방식이 다르기 때문입니다. 연결한 뒤에도 메일이 발송됐는지와 ERP에 같은 내용이 저장됐는지는 따로 확인합니다. 견적을 보낸 것을 주문 확정으로 처리해서도 안 되고요.
이 글에서는 메일과 ERP 연결까지 실제로 실행하지는 않았습니다. 사내 ERP 연결 지원이 필요하다면 UpServe 상담으로 문의해 주세요.
처음부터 이 모든 것을 준비할 필요는 없습니다. 우선 견적 요청서 한 장을 건네고, 내가 쓸 수 있는 결과가 나오는지 확인해 보세요. 빠진 설명은 대화하면서 보태고, 고칠 문장은 다시 부탁하면 됩니다. 이번처럼 단위 하나를 확인하고 메일 두 문장을 다듬는 것부터 시작해도 충분합니다.